Contratar un empleado nuevo puede ser visto como un Acto de Fe. ¿Podría esta persona robar algo de tu empresa? La pregunta refleja una preocupación válida. Un fraude cometido por empleados de tu propia organización, funcionarios, empleados y obreros – es una amenaza para todo tipo de empresas.
Un reporte realizado por la ACFE (Association of Certified Fraud Examineres) presenta los siguiente datos:
· Las estafas de personal con más de 10 años de antigüedad en sus organizaciones causaron pérdidas promedio de $250,000 USD.
· La mayoría de los perpetradores (62%) estaban en posiciones de autoridad.
· Los departamentos de operaciones, contabilidad, ventas y la alta administración fueron las áreas en que más fraudes se cometieron.
· Las empresas con menos de 100 trabajadores tuvieron la mediana más alta con pérdidas por $150,000 USD.
· Los grandes corporativos (más de 10,000 empleados) quedaron en segundo lugar con pérdidas con una mediana de $138,000 USD.
Si crees que tu seguro empresarial te cubre contra este tipo de riesgo, revísalo dos veces. Los Seguros Empresariales no protegen contra crímenes de empleados, por lo que no tienes cobertura.
Para los dueños de algunas Pymes, un fraude podría causar el cierre de su negocio.
Tipos de Fraudes:
Existen tres principales categorías de fraude:
· Malversación de Fondos – que es cuando un empleado roba o hace mal uso de los recuros de la empresa. Es el más común pero también el menos costoso con un promedio de $100,000 USD por incidente.
· Corrupción que implica sobornos, conflicto de interés y extorsión. Este queda en la mitad de la frecuencia en cuanto a pérdidas, con pérdidas en promedio para las empresas por $150,000 USD.
· Fraude a Estados Financieros que es cuando un empleado causa intencionalmente un error o una omisión en la información financiera (como falsificación de registros contables o de facturas). Es el menos común pero con el mayor impacto con pérdidas de $593,000.00 USD por incidente.
Las Industrias que tienen las mayores pérdidas en promedio son:
· Bienes Raíces: $435,000 USD
· Comercio al Mayoreo: $400,000 USD
· Transportes y Almacenaje: $250,000 USD
· Construcción : $203,000 USD
· Servicios Públicos: $200,000 USD
Acciones que puedes tomar para reducir el riesgo de fraudes:
a) Seguimiento a Programas de Contratación
Puede resultar tentador saltarse algunos procesos de verificación para agilizar las contrataciones, especialmente cuando existe escasez de personal capacitado. Aunque la revisión de los antecedentes no es a prueba de balas, este proceso te permite eliminar candidatos que no resulten idóneos. Siempre confirma las referencias laborales, incluyendo no antecedentes penales, crédito, identidad y educación Si operas un negocio con altas y bajas estacionales en su operación, mantén una base de datos que puedas consultar durante el año. Considera ofrecer bonos a los trabajadores con registros positivos para animarlos a regresar.
b) Atención a las señales
Separar a los candidatos con antecedentes desfavorables es una buena práctica de negocio, pero por sí misma no es suficiente para prevenir fraudes. En el reporte que comentamos solamente el 6% de los perpetradores tuvo algun antecedentes relacionado con fraude, y cerca del 42% no son reportados.
Sin embargo, existen algunas “banderas rojas” que puedes investigar. El reporte encontró que 85% de los defraudadores mostraron al menos una señal de este tipo que hubiera podido ser descubierta por un procedimiento para la reducción de fraudes. Por ejemplo:
· 39% estaba viviendo por arriba de sus medios
· 25% tenía dificultadres financieras
· 20% tenía una inusual cercanía con un cliente o con un vendedor
· 13% tenía problemas de control y falta de voluntad para compartir sus responsabilidades
· 12% mostraban comportamientos de irritabilidad o estaba frecuentemente a la defensiva.
· 11% estaba experimentando un divorcio o problemas familiaras
· 10% presentaba una actitud de lograr resultados sin importar lo que tuviera que hacer
Inclusive, el 15% de los defraudadores no mostraron ningún tipo de “bandera roja”. Esa es la razón de la importancia de crear un programa anti-fraude para identificar problemas en etapa temprana y evitar pérdidas de largo plazo.
c) Establece y refuerza las medidas antifraude
Aquí van algunas formas de administrar el riesgo de fraude en tu negocio:
· Establece controles contables internos apoyados en análisis y monitoreo de datos
· Implementa un sistema de auditoría que incluya múltiples empleados y departamentos y un asesor experto en fraudes. Contar con varios niveles de revisiones incrementa el control y la transparencia.
· Limita la exposición de tus empleados a información sensible y a procesos financieros.
· Establece una postura de cero tolerancia a los fraudes
· Revisa a las empresas en tu cadena de abastecimiento. Asegúrate que comprendan (y que estén de acuerdo) a tu política de cero tolerancia.
· Investiga todas las acusaciones de fraude.
· Crea un código de conducta y capacita a tu personal en el mismo.
Colocar algunas medidas sencillas en operación inhibe en el largo plazo situaciones de fraude ocupacional y de crimen.
d) Promueve una ética positiva
Promueve un lugar de trabajo abierto e inclusivo donde tus empleados se sientan valorados y respetados. De esta forma, ellos tenderán a comportarse como guardianes para tu negocio.
· Entrena a tus empleados en prácticas anticorrupción, incluyendo como identificar y reportar la sospecha de un fraude. Ofrece cursos de actualización todos los años.
· Asegúrate de entrenar y comunera programas en forma consistente en todas las áreas de tu negocio, incluyendo temporales, voluntarios, y empleados de tiempo parcial.
· Mantén protección contra los denunciantes para empoderar a tus empleados para habler sobre actividades fraudulentas.
· Anima a tus empleados a reportar sospechas de fraude. Las organizaciones con Líneas Multicanal (email, en línea, teléfono, etc.) detectan los fraudes más rápido, resultando en menores pérdidas que aquellas que no tienen canales formales para reporteo.
Aún si no puedes prevenir un incidente, los protocolos antifraudes son la mejor línea de defensa para una detección temprana.
e) Detén el fraude temprano
El reporte ACFE encontró que mientras más tarde en detectarse un fraude, mayor será la pérdida financiera. Un caso típico de fraude tarda más de 12 meses antes de ser detectado, costando a la empresa alrededor de $100,000.00 . Las operaciones fraudulentas de más de 5 años alcanzan alrededor de $800,000.00 .
Facilitando a tus empleados el informar, te permite detener los fraudes de manera temprana. De acuerdo al reporte, los canales internos de comunicación expusieron el 42% de los casos de fraude, siendo la mitad de los reportes de empleados.
Tus empleados pueden ser un arma secreta en tu pelea contra el fraude.
f) Llama a tu agente de seguros
Sin importar qué tan rigurosos sean tus protocolos, siempre existirá el riesgo de que tu empresa resulte víctima de un fraude. Añade a tu programa de prevención de riesgos, la cobertura de Crimen Comercial o Seguro de Garantía de Fidelidad. Llámanos y estaremos felices de ayudarte a contratar la cobertura que necesitas.
Certus Consultoría en Riesgos es un Agente de Seguros Independiente en el Estado de Puebla, con más de 8 años de operaciones en Seguros Empresariales y acceso a prácticamente todas las aseguradoras del país, lo que nos permite brindarte acceso a este tipo de pólizas especializadas.
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