La gestión de las pólizas de seguro en una empresa merece la mayor atención, ya que de ello puede depender su supervivencia. De acuerdo a un estudio realizado por FEMA (Agencia Federal para el Manejo de Emergencias en Estados Unidos), 40% de los negocios no abren sus puertas después de un desastre y otro 25% no sobrevive después de 12 meses.
Administrar el programa de seguros de una empresa requiere de conocimiento en la materia y de tiempo para desarrollar las actividades que ello implica, como son:
a) Identificación de los Riesgos de la Empresa
b) Conocimiento sobre los activos de la empresa
c) Conocimiento de las Pólizas y sus coberturas
d) Revisión y Verificación de las Pólizas
e) Registro y Manejo de Siniestros y
f) Relación con los agentes de seguros
Las primeras dos actividades tienen un componente estratégico y requieren de la participación de varias áreas de la organización, incluyendo los más altos niveles. En ellas se definen los riesgos que se necesitan asegurar y aquellos que se desean absorber. El resto de las actividades corresponde propiamente a la gestión y control del programa de seguros.
Es común encontrar que la administración de los seguros se encuentre en forma dispersa dentro de los negocios, asignándose partes a personas que no tienen una dedicación completa porque desempeñan las funciones propias de su departamento o cargo específico.
Esta situación de falta de especialización, puede generar pólizas de seguro mal confeccionadas lo que implica que las empresas no quedan bien protegidas. Para evitar esta situación, es recomendable asignar a una persona como responsable de la administración de las pólizas de seguro.
Existen departamentos o funciones dentro de la empresa que pueden llevar a cabo esta actividad. Conocemos de casos exitosos, en donde el área de compras es la que lleva la función, en otros casos es el área de finanzas o de contraloría. En empresas micro es muy común que el contador o el responsable de administración esté al frente de la función. En los casos de Seguros de Vida o de Gastos Médicos, el área de recursos humanos es comúnmente la responsable.
Por lo tanto, no existe una receta o fórmula preestablecida sobre quien debe llevar las pólizas. Existen diferentes variables que pueden influir en la decisión: la propia actividad de la empresa y sus riesgos, el tamaño de su estructura, la complejidad de las pólizas de seguro, el perfil del personal de la empresa, etc.
Nuestra experiencia nos indica que lo fundamental es que exista una persona responsable de gestionar las pólizas de seguro, que cuente con las facultades para recabar la información por parte de las áreas correspondientes, que tenga disponibilidad de recursos para la función (incluyendo tiempo) y que esté capacitada en la materia.
El apoyo y acompañamiento de un agente de seguros es fundamental no sólo para confeccionar un programa de seguros adecuado, sino para empoderar a la persona responsable de los seguros en la empresa y con ello fortalecer la gestión de sus riesgos.
